Что такое политика персональных данных?

Политика обработки персональных данных - это документ, который по ст. 18.1 152-ФЗ обязана иметь и публиковать в открытом доступе любая компания, собирающая персональные данные людей: имя, телефон, email из формы заявки уже считаются такими данными. В документе описано, какие данные собирает сайт, для каких целей, как их хранит и защищает, кому может передавать и как долго хранит - это своего рода публичная декларация правил обработки данных именно вашей компанией.

Политика - не то же самое, что пользовательское соглашение. Пользовательское соглашение регулирует правила использования сайта или сервиса в целом (что можно и нельзя делать на сайте), а политика касается конкретно персональных данных. Ещё есть третья вещь - согласие на обработку персональных данных, это уже не документ компании, а действие самого пользователя: обычно чекбокс при отправке формы, которым человек соглашается на условия, описанные в политике.

Обязателен документ для любого сайта с формой обратной связи или заказа, независимо от размера бизнеса - закон не делает исключения для маленьких сайтов-визиток. Публиковать политику нужно отдельной страницей, доступной в открытом доступе, а не спрятанной в договоре, который клиент не видит до сделки.

Готовый шаблон от разработчика - нормальная практика, но стоит проверить, что он описывает именно вашу ситуацию: какие данные вы реально собираете (только контакты или ещё, например, платёжные данные), передаёте ли их кому-то (курьерской службе, CRM-сервису) и как долго храните. Роскомнадзор при проверке смотрит, соответствует ли текст политики фактической практике сайта, а не только на наличие самого документа.