Что такое запись персональных данных?

Запись персональных данных - это одно из действий обработки, перечисленных в статье 3 152-ФЗ "О персональных данных": вместе со сбором, систематизацией и накоплением она входит в официальное определение обработки. На практике запись - это момент, когда данные человека физически попадают в вашу базу: сохраняются в CRM, таблицу заказов или в базу данных сайта после отправки формы.

Разница со сбором скорее юридическая, чем практическая: сбор - это получение данных от человека (он вводит имя и телефон в форму), а запись - следующий шаг, сохранение этих данных в информационной системе. В реальной работе сайта оба действия происходят почти одновременно, за долю секунды после нажатия кнопки "Отправить", поэтому в политике их и перечисляют вместе, одним списком операций.

Зачем вообще перечислять отдельные операции в политике - того требует 152-ФЗ: оператор обязан описать, какие именно действия совершает с данными, а не ограничиться общей фразой вроде "обрабатываем данные для улучшения сервиса". Если сайт использует типовую CMS с формами (WordPress, Bitrix, Tilda), запись данных обычно происходит в базу данных сайта или во внешний сервис вроде CRM или Google Таблиц - в политике стоит упомянуть, где именно данные записываются и хранятся, это частый вопрос при проверке Роскомнадзора.