Где хранить персональные данные клиентов?

Ключевое требование - не про формат файла (Excel, CRM, бумажный журнал), а про то, где физически находится сервер с базой. По ст. 18 ч. 5 152-ФЗ "О персональных данных" первичный сбор, запись и хранение персональных данных граждан РФ должны идти в базе данных, размещённой на территории России. Норма действует с 2015 года и касается любого оператора, который собирает данные клиентов, включая небольшой бизнес с формой заявки на сайте.

Для обычного ноутбука с Excel требование по сути выполняется само собой - файл физически лежит в России. С облачными сервисами сложнее: если CRM, таск-трекер или сервис email-рассылок хранит данные на серверах за границей (типичная история для многих зарубежных SaaS-продуктов), это уже нарушение требования локализации, даже если сам сервис удобный и бесплатный.

Что стоит сделать на практике:

• уточнить у своего хостинг-провайдера или CRM-сервиса, где физически стоят серверы с базой данных;
• при выборе новой CRM или рассыльщика смотреть на наличие российского дата-центра или явно спрашивать поддержку;
• хранить базу клиентов с разграничением доступа (не у всех сотрудников доступ ко всей базе) - это отдельное требование ст. 19 152-ФЗ о защите данных, оно действует независимо от места хранения.

Если бизнес уже пользуется зарубежным сервисом и переезд кажется трудоёмким, для начала достаточно узнать точный ответ у поддержки сервиса про локацию серверов - иногда у крупных платформ есть российский регион хранения, который можно включить в настройках, не меняя сам инструмент.