Что такое средства автоматизации персональных данных?

Средства автоматизации персональных данных - это вычислительная техника и программное обеспечение, с помощью которых обрабатываются данные: сервер сайта, база данных, CRM, программы для рассылок и бухгалтерии. В форме уведомления Роскомнадзора обычно достаточно общей формулировки уровня "автоматизированная обработка с использованием средств вычислительной техники (сервер, CRM)" - перечислять конкретные модели оборудования или версии программ построчно не требуется.

Если предыдущий термин, автоматизированная обработка, описывает сам процесс - как данные обрабатываются, то средства автоматизации это про инструменты, которыми процесс выполняется. Для обычного сайта список обычно короткий: сервер хостинга, где физически хранится база; CMS или CRM-система, то есть админка, куда попадают заявки; почтовый сервис, если через него идёт рассылка клиентам; иногда отдельные сервисы аналитики, если они тоже сохраняют данные о посетителе, а не просто считают визиты.

От того, какие именно средства используются, зависят требования к их защите: приказ ФСТЭК №21 определяет конкретные технические меры в зависимости от уровня защищённости системы, а он в свою очередь зависит от того, какие данные обрабатываются. Если CRM облачная и её обслуживает сторонний сервис, часть технической ответственности переходит к нему по договору, но оператором перед законом всё равно остаётесь вы - тот, кто собирает данные, а не тот, кто хранит сервер.

При заполнении формы уведомления укажите категории средств широкими группами - хостинг, CRM, сервис рассылок, - а не техническими деталями, и обязательно отметьте, если какое-то из них физически расположено за границей: это отдельный пункт формы про трансграничную передачу, и его легко пропустить, если сервис зарубежный, но выглядит как обычный привычный инструмент. Если в будущем смените систему на принципиально другую, например переедете с российской CRM на зарубежную, уведомление стоит обновить.