Что такое использование персональных данных?

Использование - не отдельный юридический термин, а одно из конкретных действий внутри общего понятия "обработка персональных данных" по статье 3 закона 152-ФЗ. Обработка объединяет сбор, запись, хранение, использование, передачу и удаление данных в единый список операций, и использование - это применение уже собранных данных для конкретной цели: например, отправка клиенту письма с подтверждением заказа.

Разница на практике такая: сбор - это момент, когда клиент оставил телефон в форме, хранение - то, что телефон лежит в вашей базе или CRM, а использование - когда вы этим телефоном реально воспользовались: позвонили, отправили SMS с кодом, передали курьеру для доставки. Закон требует, чтобы каждое из этих действий укладывалось в цель, которую вы заявили при сборе данных.

Отсюда частая ошибка сайтов: собрали телефон для оформления заказа, а потом стали слать по нему рекламную рассылку без отдельного согласия. Формально это уже использование данных за пределами заявленной цели, и по статье 5 того же закона - нарушение, даже если сами данные хранятся правильно. Если планируете использовать контакты клиентов ещё и для маркетинга, пропишите это отдельным пунктом согласия и не смешивайте с согласием на обработку заявки.