Что такое автоматизация персональных данных?

Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка с помощью компьютерной техники: программ, баз данных, серверов, без ручного участия человека на каждом шаге. Если данные из формы на сайте сразу попадают в CRM - это она и есть. Противоположность ей - неавтоматизированная обработка, когда данные существуют только на бумаге и с ними работают вручную, без компьютеров вообще.

Разница между ними не только теоретическая. Оба вида регулирует 152-ФЗ, но для неавтоматизированной, бумажной обработки есть дополнительные правила - постановление правительства №687 от 15 сентября 2008 года. Оно требует, например, использовать типовые формы документов и хранить бумажные носители отдельно по целям обработки, с ограниченным физическим доступом. Сайт с формой заявки и CRM почти всегда работает полностью в автоматизированном режиме и под требования этого постановления не подпадает.

Для вашей ситуации это значит, что в форме уведомления Роскомнадзора и в договорах с подрядчиками стоит прямо писать: обработка автоматизированная. Это не просто формальность - именно на графе про использование средств автоматизации построена часть исключений из обязанности уведомлять регулятор: одно из немногих законных оснований не подавать уведомление - обработка данных исключительно без автоматизации, то есть на бумаге. Для сайта с CRM это основание не подходит почти никогда, поэтому уведомление обычно требуется.

Смешанный случай тоже встречается: например, если клиент подписывает бумажный договор, а потом его сканируют и заносят в базу. Пока документ существует только на бумаге, к нему применяются правила постановления №687, а после оцифровки и занесения в CRM данные уже считаются частью автоматизированной обработки. Сам оригинал бумаги при этом продолжает храниться по бумажным правилам, пока его не уничтожат по истечении срока хранения.